Bài viết dưới đây luật Tuệ An sẽ gửi tới ban đọc chi tiết về vấn đề: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Bạn đọc hãy theo dõi chi tiết về đề này nhé.

1. Giới thiệu

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc của một công ty nước ngoài được thành lập tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam. Văn phòng đại diện này không có tư cách pháp nhân, tức là không được phép trực tiếp tham gia vào các hoạt động kinh doanh như sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ để tạo ra lợi nhuận.

Mục đích hoạt động:

– Tìm hiểu thị trường: Nghiên cứu, thu thập thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, cơ hội kinh doanh tại Việt Nam.

– Xúc tiến thương mại: Quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty mẹ, tìm kiếm khách hàng, đối tác tiềm năng.

– Liên lạc: Làm cầu nối giữa công ty mẹ và các đối tác, cơ quan nhà nước tại Việt Nam.

– Chuẩn bị cho việc đầu tư: Nghiên cứu khả năng thành lập công ty con, chi nhánh hoặc dự án đầu tư trực tiếp tại Việt Nam trong tương lai.

2. Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện

Dựa trên quy định tại Điều 7 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP, các điều kiện để cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được quy định cụ thể như sau:

Thương nhân nước ngoài phải đáp ứng điều kiện về tư cách pháp lý: Thương nhân nước ngoài cần phải được thành lập và đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi họ hoạt động. Quốc gia hoặc vùng lãnh thổ này phải là thành viên của các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, hoặc ít nhất phải được pháp luật của các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đó công nhận.

Thời gian hoạt động của thương nhân nước ngoài: Thương nhân nước ngoài phải có ít nhất một năm hoạt động kể từ ngày thành lập hoặc ngày đăng ký kinh doanh. Điều này có nghĩa là thương nhân đó không được phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam nếu họ chưa hoạt động đủ thời gian quy định.

Thời hạn hiệu lực của giấy tờ liên quan: Nếu giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định về thời hạn hoạt động, thì thời hạn này phải còn ít nhất một năm tính từ ngày nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: Hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với các cam kết quốc tế mà Việt Nam đã ký kết. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động của Văn phòng đại diện không vi phạm các cam kết quốc tế mà Việt Nam đã tham gia.

Yêu cầu về sự chấp thuận đặc biệt: Trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với các cam kết quốc tế của Việt Nam, hoặc nếu thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ là thành viên của các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, việc thành lập Văn phòng đại diện cần phải có sự chấp thuận đặc biệt từ Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Như vậy, việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam phải tuân theo các điều kiện nêu trên để đảm bảo sự tuân thủ pháp lý và cam kết quốc tế.

3. Thủ tục thành lập chi tiết

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm các tài liệu sau:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:

– Phải theo mẫu do Bộ Công Thương quy định.

– Đơn này cần được ký bởi đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài.

Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương:

– Cung cấp bản sao của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương tự, chứng minh sự tồn tại hợp pháp của thương nhân nước ngoài.

Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện:

– Thương nhân nước ngoài cần cung cấp văn bản chính thức cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tài chính:

– Cung cấp bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính trong năm tài chính gần nhất.

– Tài liệu này phải được cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc chứng nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân trong năm tài chính gần nhất.

Bản sao giấy tờ tùy thân của người đứng đầu Văn phòng đại diện:

– Nếu người đứng đầu là người Việt Nam, cung cấp bản sao hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân.

– Nếu người đứng đầu là người nước ngoài, cung cấp bản sao hộ chiếu.

Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện:

– Cung cấp bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm, hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm.

– Cung cấp bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các quy định pháp luật liên quan.

Lưu ý: Các tài liệu (2), (3), (4), (5) (đối với bản sao hộ chiếu của người đứng đầu là người nước ngoài) cần phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.

Lưu ý thêm: Tài liệu (2) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo quy định tại Điều 11 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trình tự và thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được thực hiện như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu điều kiện cho phép) tới cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ kiểm tra hồ sơ và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong toàn bộ quá trình giải quyết hồ sơ.

– Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trong trường hợp từ chối cấp phép, cơ quan cấp Giấy phép phải có văn bản thông báo lý do.

Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu cần)

Nếu việc thành lập Văn phòng đại diện cần xin ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành theo quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hoặc nếu việc thành lập chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, cơ quan cấp Giấy phép phải gửi văn bản xin ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Bộ quản lý chuyên ngành trả kết quả (nếu có)

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến, Bộ quản lý chuyên ngành sẽ có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Bước 5: Trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp Giấy phép sẽ cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trong trường hợp từ chối cấp phép, cơ quan cấp Giấy phép phải có văn bản thông báo lý do.

Trên đây là tư vấn của Tuệ An LAW về: “Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài” theo quy định của pháp luật mới nhất. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác, vui lòng liên hệ ngay Luật sư để được tư vấn miễn phí. Luật sư chuyên nghiệp, tư vấn miễn phí – 098.421.0550.

Xem thêm:

Kinh doanh dịch vụ cho thuê lại lao động được miễn giấy phép kinh doanh (The business of labor subleasing services is exempt from business licensing requirements)

Tuệ An Law cung cấp thông tin về giá dịch vụ như sau:

Luật sư tư vấn online qua điện thoại: Miễn phí tư vấn.
Dịch vụ luật sư tư vấn trực tiếp tại văn phòng: Từ 500.000 đồng/giờ tư vấn của Luật sư chính.
Dịch vụ Luật sư thực hiện soạn thảo giấy tờ pháp lý như lập đơn khởi kiện,  thu tập chứng cứ,…
Nhận đại diện theo uỷ quyền làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Cử Luật sư thực hiện các thủ tục pháp lý tại Toà án; Tham gia bào chữa tại Toà án;
Các dịch vụ pháp lý liên quan khác.
Phí dịch vụ tư vấn, thực hiện các thủ tục pháp lý sẽ được điều chỉnh tuỳ vào từng việc cụ thể. Liên hệ ngay đến số điện thoại 098.421.0550 để được Luật sư chuyên môn tư vấn pháp luật miễn phí. Theo các phương thức sau:

• Phone (Zalo/Viber): 098.421.0550
• Website: http://tueanlaw.com

• Email: i[email protected]

Procedures for Establishing a Representative Office of a Foreign Business in Vietnam

Tuệ An Law would like to provide readers with a detailed guide on the procedures for establishing a representative office of a foreign trader in Vietnam. Please follow the information below for complete insights.

1. Introduction

A representative office of a foreign business is a dependent unit of a foreign company established in Vietnam under Vietnamese law. This office does not have legal person status, meaning it is not permitted to engage in direct business activities such as production, trade of goods or services for profit.

Main purposes of operation:

• Market research: Study and gather information on the market, competitors, and business opportunities in Vietnam.
• Trade promotion: Promote the parent company’s products/services and seek potential customers and partners.
• Liaison: Act as a bridge between the parent company and Vietnamese partners or authorities.
• Preparation for investment: Research the feasibility of establishing a subsidiary, branch, or direct investment project in Vietnam in the future.

2. Conditions for Establishing a Representative Office

According to Article 7 of Decree No. 07/2016/NĐ-CP, the conditions for being granted a license to establish a representative office of a foreign trader in Vietnam are as follows:

• Legal status of the foreign trader: The foreign trader must be legally established and registered in accordance with the laws of the country or territory where it operates. This country or territory must be a member of a treaty to which Vietnam is a party or must be recognized by the laws of that country or territory.
• Minimum operating time: The foreign trader must have been operating for at least one year from the date of establishment or business registration. New businesses that have not met this condition are not eligible to establish a representative office in Vietnam.
• Remaining validity of business documents: If the business registration certificate or equivalent document specifies an operational term, that term must still be valid for at least one year from the date the application is submitted in Vietnam.
• Scope of operation: The activities of the representative office must comply with Vietnam’s international commitments to ensure that the office does not conduct prohibited or restricted activities.
• Special approval: If the proposed activities of the representative office are not consistent with Vietnam’s international commitments, or if the foreign trader is from a country not participating in a relevant international treaty with Vietnam, the establishment must be specifically approved by the Minister of the relevant line ministry.

3. Detailed Procedures for Establishment

Application Documents for a License

Under Article 10 of Decree No. 07/2016/NĐ-CP, the application file includes:

1. Application form:
   • Must follow the template issued by the Ministry of Industry and Trade.
   • Signed by the legally authorized representative of the foreign trader.
2. Certified copy of business registration (or equivalent):
   • Proving the legal existence of the foreign trader.
3. Letter of appointment of the head of the representative office.
4. Audited financial statements or financial confirmation:
   • Confirming fulfillment of tax/financial obligations for the most recent fiscal year.
   • Issued or certified by the competent authority where the foreign trader is based.
5. Personal identification of the head of the representative office:
   • Vietnamese citizen: copy of passport, national ID card, or citizen ID.
   • Foreign national: copy of passport.
6. Documents related to the office location in Vietnam:
   • Lease agreement, memorandum of understanding, or documents proving legal use of the premises.
   • Must comply with Article 28 of Decree 07/2016/NĐ-CP and relevant laws.

Important notes:

• Items (2), (3), (4), and (5) (if the person is a foreign national) must be translated into Vietnamese and certified/notarized as required by Vietnamese law.
• Document (2) must be consular legalized by a Vietnamese diplomatic or consular mission abroad (unless exempted under international agreements).

Procedural Steps

Under Article 11 of Decree No. 07/2016/NĐ-CP, the steps are:

Step 1: Submit the application

The foreign trader submits the application to the licensing authority (Department of Industry and Trade) where the representative office is expected to be located, either:

• Directly,
• By post, or
• Online (where applicable).

Step 2: Application review

• Within 03 working days from the receipt, the licensing authority reviews the documents and requests supplementation if incomplete or invalid.
• Only one request for supplementation is allowed during the process.

Step 3: Licensing decision

• Except where Clause 4, Article 11 applies, within 07 working days from the receipt of a complete and valid application, the licensing authority shall issue or refuse the license.
• If refused, they must provide a written explanation of the reason.

Step 4: Request for opinion from relevant ministries (if required)

• If the activity requires special review under Clause 5, Article 7 of Decree 07/2016/NĐ-CP, the licensing authority must send a written request for opinion to the relevant ministry within 03 working days from receiving a complete file.

Step 5: Ministry response

• Within 05 working days, the line ministry shall respond in writing, clearly stating whether they agree or disagree with the license issuance.

Step 6: Final licensing decision

• Within 05 working days from receiving the ministry’s opinion, the licensing authority shall grant or deny the license and, if denied, must issue a written notice explaining the reason.

This concludes the legal guidance from Tuệ An Law on:
“Establishing a Representative Office of a Foreign Trader in Vietnam”, according to the latest legal provisions.

If you need further clarification, legal support, or professional representation, don’t hesitate to contact Tuệ An Law for free legal consultation.

Contact Information:

• Phone (Zalo/Viber): 098.421.0550
• Website: http://tueanlaw.com

• Email: i[email protected]