Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp. Bài viết sau hướng dẫn hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lí hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp (Theo Luật kế toán năm 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp).

2. Nguyên tắc kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 

Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của đơn vị gồm:

– Các khoản chi phí về lương (tiền lương, thù lao đối với viên chức quản lý, tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản chi mang tính chất tiền lương phải trả cho người lao động, một số khoản chi khác);

– Các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản đóng góp khác theo chế độ quy định;

– Chi cho lao động nữ theo chế độ quy định;

– Chi trang phục giao dịch, chi bảo hộ lao động theo quy định;

– Chi thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng tăng năng suất lao động, thưởng tiết kiệm vật tư và chi phí, chi nghiên cứu khoa học;

– Chi phí vật tư, văn phòng phẩm;

– Các khoản chi về tài sản, như: Khấu hao TSCĐ, chi mua bảo hiểm tài sản, chi mua sắm công cụ, dụng cụ, chi bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, chi trả tiền thuê tài sản;

– Các loại thuế, phí, lệ phí, như: chi án phí, lệ phí thi hành án, tiền thuê đất;

– Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả;

– Chi dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, xăng dầu, chi khám chữa bệnh định kỳ cho người lao động và các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước,…);

– Chi phí bằng tiền khác (lễ tân, giao dịch đối ngoại, khánh tiết, hội nghị khách hàng, chi đào tạo, tập huấn cán bộ, chi công tác phí, chi phí thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, chi tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế do nguyên nhân khách quan bất khả kháng, chi phòng cháy, chữa cháy, quốc phòng an ninh, chi cho công tác bảo vệ môi trường, chi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong trường hợp nguồn kinh phí của các tổ chức này không đủ trang trải chi phí hoạt động theo chế độ quy định, chi đóng phí hiệp hội ngành nghề trong và ngoài nước,…).

Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ chế độ quản lý tài chính đối với bảo hiểm tiền gửi Việt Nam.

Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ vào bên Nợ TK 911 – Xác định kết quả hoạt động.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

3.1. Kết cấu tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết cấu của tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm:

Bên Nợ:

– Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;

– Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

– Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;

– Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 – Xác định kết quả hoạt động.

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

3.2. Nội dung phản ánh của tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên và người lao động khác của đơn vị, như tiền lương, thù lao, tiền công, các khoản phụ cấp của viên chức quản lý, cán bộ nhân viên và người lao động khác; các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản đóng góp khác theo chế độ quy định,…

– Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý đơn vị như văn phòng phẩm, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,….

– Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.

– Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho đơn vị như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,…

– Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: chi án phí, lệ phí thi hành án, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.

– Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý của đơn vị.

– Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị, như: chi điện, nước, điện thoại, fax, xăng dầu, chi khám chữa bệnh định kỳ cho cán bộ, nhân viên, người lao động và các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước, chi sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ, tiền thuê TSCĐ,…

– Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của đơn vị, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí lễ tân, giao dịch đối ngoại, khánh tiết, hội nghị khách hàng, chi đào tạo, tập huấn cán bộ, chi công tác phí, chi phí thanh tra, kiểm tra, kiểm toán; chi trang phục giao dịch, chi thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng năng suất lao động; chi tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế do nguyên nhân khách quan bất khả kháng, chi phòng cháy, chữa cháy, quốc phòng an ninh, chi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong trường hợp nguồn kinh phí của các tổ chức này không đủ trang trải chi phí hoạt động theo chế độ quy định, chi đóng phí hiệp hội ngành nghề trong và ngoài nước,…

4. Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu thực hiện theo quy định tại Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC. Cụ thể:

a) Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho cán bộ, nhân viên của đơn vị, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) của viên chức quản lý, cán bộ nhân viên và người lao động khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

Có TK 3341 – Phải trả công nhân viên

Có TK 3348 – Phải trả người lao động

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

b) Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua đưa ngay vào sử dụng như: văn phòng phẩm, ấn chỉ chuyên dùng, xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCD, công cụ, dụng cụ chung của đơn vị,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có các TK 111, 112, 141, 331,…

c) Trị giá công cụ, dụng cụ xuất dùng hoặc mua ngoài đưa ngay vào sử dụng không qua kho được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý đơn vị, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có các TK 111, 112, 331,…

d) Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động nghiệp vụ, quản lý bảo hiểm tiền gửi (BHTG), quản lý của đơn vị, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, máy móc, thiết bị truyền dẫn,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

đ) Tiền thuê đất phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

e) Án phí, lệ phí thi hành án, lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

Có các TK 111, 112,…

g) Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:

– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ kế toán này lớn hơn số đã trích lập kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).

– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ kế toán này nhỏ hơn số đã trích lập kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

– Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.

h) Tiền điện, nước, điện thoại, fax, xăng dầu, chi khám chữa bệnh định kỳ cho cán bộ nhân viên và người lao động khác, các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

Có các TK 111, 112, 331, 335,…

i) Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ

– Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

+ Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí quản lý, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn chứng từ).

Có TK 352 – Dự phòng phải trả (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ).

+ Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:

Nợ các TK 335, 352

Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…

– Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến đơn vị trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán phân bổ dần chi phí sửa chữa TSCĐ để tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

k) Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác khi phát sinh như chi hội nghị, tiếp khách, chi trang phục giao dịch, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427, 6428)

Có các TK 111, 112, 331,…

l) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý đơn vị, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

m) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý đơn vị vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động trong kỳ, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả hoạt động

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trên đây là tư vấn của Tuệ An LAW về: “Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?” theo quy định của pháp luật mới nhất. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác, vui lòng liên hệ ngay Luật sư để được tư vấn miễn phí. Luật sư chuyên nghiệp, tư vấn miễn phí – 098.421.550.

Xem thêm:

Công ty thua lỗ phá sản có cần phải đóng thuế không?

Kinh doanh thua lỗ vẫn càn phải nộp thuế thu nhập cá nhân?

Tuệ An Law cung cấp thông tin về giá dịch vụ như sau:

Luật sư tư vấn online qua điện thoại: Miễn phí tư vấn.
Dịch vụ luật sư tư vấn trực tiếp tại văn phòng: Từ 500.000 đồng/giờ tư vấn của Luật sư chính.
Dịch vụ Luật sư thực hiện soạn thảo giấy tờ pháp lý như lập đơn khởi kiện,  thu tập chứng cứ,…
Nhận đại diện theo uỷ quyền làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Cử Luật sư thực hiện các thủ tục pháp lý tại Toà án; Tham gia bào chữa tại Toà án;
Các dịch vụ pháp lý liên quan khác.
Phí dịch vụ tư vấn, thực hiện các thủ tục pháp lý sẽ được điều chỉnh tuỳ vào từng việc cụ thể. Liên hệ ngay đến số điện thoại 098.421.0550 để được Luật sư chuyên môn tư vấn pháp luật miễn phí. Theo các phương thức sau:

Điện thoại (Zalo/Viber): 098.421.0550

Website: http://tueanlaw.com/

Email:[email protected]; [email protected]

What Are Business Administration Expenses?

Business administration expenses include all costs related to managing production and business activities, administrative management, and other general expenses incurred by the entire company.
This article provides guidance on how to record business administration expenses under Account 642.

1. Definition of Business Administration Expenses

Business administration expenses refer to all expenses related to the management of production and business operations, administrative management, and other general costs incurred by the enterprise.

(According to the Law on Accounting 2015 and Circular No. 200/2014/TT-BTC guiding corporate accounting practices)

2. Accounting Principles for Business Administration Expenses

This account is used to reflect general administrative expenses, including:

• Salary-related expenses (including wages, allowances for managers, workers’ salaries, bonuses, and other similar payments);
• Social insurance, health insurance, trade union fees, unemployment insurance, and other mandatory contributions;
• Expenses for female employees according to regulations;
• Uniform and protective clothing costs;
• Bonuses for innovation, productivity, material saving, and scientific research;
• Materials and office supplies;
• Expenses for fixed assets, including depreciation, insurance, tools and instruments, maintenance, and rental;
• Taxes, fees, and charges (e.g., court fees, land rent);
• Provisions for bad debts and other payables;
• Outsourced services (electricity, water, telephone, fuel, periodic health checks, domestic and foreign expert hires, etc.);
• Other monetary expenses (reception, external relations, conferences, training, travel, inspection, audits, fines due to force majeure, fire prevention, national defense, environmental protection, contributions to political and social organizations when internal budgets are insufficient, industry association fees, etc.).

All expenses must comply with the financial management regulations applicable to the Vietnam Deposit Insurance system.

Account 642 is broken down by specific expense categories. At the end of the period, all incurred business administration expenses are transferred to Account 911 – Determination of Business Results.

---

3. Structure and Content of Account 642 – Business Administration Expenses

3.1. Account Structure

Debit side:

• Actual business administration expenses incurred during the period;
• Provision amounts (difference between current period provision and the unused provision from the previous period).

Credit side:

• Reversals of administrative expenses;
• Reversals of provisions (when current provisions are lower than unused provisions from previous periods);
• Transfer of administrative expenses to Account 911.

Account 642 does not have a closing balance.

3.2. Breakdown of Account 642 – Business Administration Expenses

Account 642 includes eight level-two sub-accounts:

• 6421 – Management staff expenses: Includes salaries, wages, allowances, and related insurance contributions.
• 6422 – Management materials expenses: Includes materials for administrative use, office supplies, and repair materials.
• 6423 – Office equipment expenses: Includes office tools and supplies for administrative tasks.
• 6424 – Fixed asset depreciation: Depreciation of offices, storage facilities, vehicles, and office equipment.
• 6425 – Taxes, fees, and charges: Court fees, land rental, and other mandatory payments.
• 6426 – Provision expenses: Provisions for bad debts and other liabilities.
• 6427 – Outsourced service expenses: Utilities, communication, vehicle fuel, healthcare services, expert hiring, fixed asset maintenance, etc.
• 6428 – Other cash expenses: Including receptions, events, training, legal fines due to force majeure, public safety, association membership fees, and more.

4. Accounting Methods for Business Administration Expenses

According to Article 31 of Circular 177/2015/TT-BTC:

a) Salaries, allowances, and insurance contributions:

Debit 6421 – Business Administration Expenses
Credit 3341 – Payables to employees
Credit 3348 – Other employee payables
Credit 338 – Other payables

b) Materials used for administrative activities:

Debit 6422
Credit 152 (Raw materials), 111, 112, 141, 331…

c) Tools and supplies directly used (not stored in inventory):

Debit 6423
Credit 153 (Tools & supplies), 111, 112, 331…

d) Depreciation of fixed assets:

Debit 6424
Credit 214 – Accumulated depreciation

đ) Land rental payments:

Debit 6425
Credit 333 – Taxes and other payables

e) Court fees, transportation tolls, bridge fees:

Debit 6425
Credit 111, 112…

g) Provision for bad debts:

• If the current period’s provision exceeds the unused provision from the previous period:
  Debit 6426
  Credit 2293 – Provision for asset losses
• If the current provision is less than the unused provision from the prior period:
  Debit 2293
  Credit 6426

Note: Determination of overdue debts is based on the original contract terms, not on extended agreements.

h) Outsourced services (electricity, fuel, expert fees, etc.):

Debit 6427
Credit 111, 112, 331, 335…

i) Repairs of fixed assets:

• If using the accrual method:
  • When accruing for large repair costs:
    Debit 6427
    Credit 335 or 352
  • When actual repair costs arise:
    Debit 335, 352
    Credit 331, 241, 111, 112, 152…
• If large repair costs are spread over multiple periods:
  Debit 6427
  Credit 242 – Prepaid expenses

k) Other expenses (conferences, uniforms, training, fees, etc.):

Debit 6427 or 6428
Credit 111, 112, 331…

l) Reversal of administrative expenses:

Debit 111, 112…
Credit 642

m) Period-end transfer to determine results:

Debit 911 – Business Results
Credit 642 – Business Administration Expenses

Legal Consultation by Tuệ An LAW

• Phone/Zalo consultation: Free of charge
• In-person consultation at the office: From VND 500,000/hour with a senior lawyer
• Other legal services:
  • Drafting legal documents, lawsuits, evidence collection
  • Representation at state agencies
  • Legal procedures in court, legal defense, and related services

Service fees vary depending on the nature of each case. Please contact us directly for support:

• Phone/Zalo/Viber: 098.421.0550
• Website: http://tueanlaw.com
• Email: [email protected] | [email protected]