Procedures for Temporary Suspension of Business Activities by Foreign-Invested Enterprises in Vietnam
Thủ tục tạm ngừng kinh doanh đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam
In the course of business operations, many foreign-invested enterprises (FIEs) in Vietnam may face periods where it is necessary to temporarily suspend their business activities. This may stem from reasons such as internal restructuring, investment strategy adjustments, financial hardship, or the need to prepare for a new development phase. However, to comply with Vietnamese law, the enterprise must follow the proper procedures and regulations.
Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam có thể đối mặt với những thời điểm cần tạm ngừng hoạt động kinh doanh. Việc này có thể do tái cơ cấu nội bộ, điều chỉnh chiến lược đầu tư, khó khăn tài chính hoặc cần thời gian chuẩn bị cho giai đoạn phát triển mới. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình và quy định pháp lý hiện hành.
According to Article 206 of the Law on Enterprises No. 59/2020/QH14, an enterprise is entitled to suspend business operations but must notify the Business Registration Authority and the Tax Authority in writing at least 03 working days prior to the suspension date. This applies to all types of enterprises, including foreign-invested ones. Failure to notify and unilaterally suspending operations may result in administrative penalties under Article 44 of Decree No. 122/2021/ND-CP, with fines ranging from VND 10,000,000 to VND 20,000,000.
Theo Điều 206 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, doanh nghiệp được quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng. Quy định này áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc thông báo mà tự ý ngừng hoạt động, sẽ bị xử phạt hành chính theo Điều 44 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, với mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
The maximum duration for each temporary suspension is one year, as provided in Clause 1, Article 206 of the 2020 Law on Enterprises. If the enterprise wishes to continue the suspension after the stated period, it must repeat the notification procedure. The law does not limit the number of suspensions, but each must be notified properly.
Thời hạn tạm ngừng tối đa cho mỗi lần là một năm, theo khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục tạm ngừng sau thời gian đã thông báo, thì phải thực hiện thủ tục thông báo lại. Pháp luật không giới hạn số lần tạm ngừng, nhưng mỗi lần đều phải thông báo hợp lệ.
The required documents for notification are specified in Article 66 of Decree No. 01/2021/ND-CP on enterprise registration. These include: (i) Notification of temporary business suspension (Form II-19 issued with Circular No. 01/2021/TT-BKHDT); (ii) Decision of the owner, Members’ Council, or General Meeting of Shareholders, depending on the company type; (iii) Minutes of the meeting (for multi-member LLCs or joint stock companies); (iv) Power of attorney (if the filer is not the legal representative); and (v) A copy of the valid ID of the applicant.
Hồ sơ thông báo tạm ngừng được quy định tại Điều 66 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm: (i) Thông báo tạm ngừng kinh doanh (theo Mẫu II-19 ban hành kèm Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT); (ii) Quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông tùy theo loại hình doanh nghiệp; (iii) Biên bản họp (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần); (iv) Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật); và (v) Bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ của người nộp hồ sơ.
The application can be submitted directly to the Business Registration Office at the Department of Planning and Investment where the company is located or via the National Business Registration Portal (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). According to Clause 3, Article 33 of Decree No. 01/2021/ND-CP, within 03 working days from receiving a valid application, the authority will update the “suspended” status in the National Business Registration System and issue a confirmation to the enterprise.
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Theo khoản 3 Điều 33 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cập nhật trạng thái “tạm ngừng” trên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia và cấp Giấy xác nhận cho doanh nghiệp.
For foreign-invested enterprises whose business operations are tied to an investment project, the suspension of business activities also constitutes a suspension of the investment project. In such cases, the enterprise must also notify the Investment Registration Authority under Clause 1, Article 56 of the Law on Investment No. 61/2020/QH14. The investor must send a written notice at least 05 working days prior to the suspension, stating the reasons, duration, and measures to ensure the rights of employees and related parties.
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài mà hoạt động kinh doanh gắn liền với dự án đầu tư, việc tạm ngừng kinh doanh cũng đồng nghĩa với việc tạm ngừng hoạt động dự án. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đăng ký đầu tư theo khoản 1 Điều 56 Luật Đầu tư số 61/2020/QH14. Văn bản phải được gửi trước ít nhất 05 ngày làm việc, nêu rõ lý do, thời hạn tạm ngừng và các biện pháp bảo đảm quyền lợi cho người lao động và các bên liên quan.
During the suspension period, according to Clause 2, Article 206 of the 2020 Law on Enterprises, the enterprise may not conduct any business activities, including signing new contracts. However, it must still fulfill its statutory obligations such as submitting tax reports and financial statements if applicable. Under the 2019 Law on Tax Administration, the enterprise should also notify the tax authority so that tax obligations can be temporarily suspended if eligible.
Trong thời gian tạm ngừng, theo khoản 2 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không được tiến hành hoạt động kinh doanh nào, kể cả ký hợp đồng mới. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ pháp lý như nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính nếu phát sinh. Theo Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp cũng cần thông báo cho cơ quan thuế để được tạm dừng nghĩa vụ kê khai thuế nếu đủ điều kiện.
Enterprises are not allowed to suspend operations if they are undergoing inspections, audits, or are in the process of administrative penalty execution, unless otherwise approved by competent authorities. This provision aims to prevent businesses from evading legal responsibilities through suspension.
Doanh nghiệp không được tạm ngừng hoạt động nếu đang trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc bị xử lý vi phạm hành chính, trừ khi được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. Quy định này nhằm ngăn ngừa việc doanh nghiệp lợi dụng việc tạm ngừng để trốn tránh nghĩa vụ pháp lý.
In conclusion, temporary business suspension is a right of the enterprise, but it must be exercised in accordance with the law. For foreign-invested enterprises, careful compliance with the legal process ensures transparency, protects reputation, and avoids unnecessary risks. Enterprises should prepare complete documentation, monitor deadlines, and actively coordinate with state authorities during and after the suspension period.
Tóm lại, việc tạm ngừng kinh doanh là quyền của doanh nghiệp nhưng phải thực hiện đúng theo quy định pháp luật. Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, việc tuân thủ nghiêm túc quy trình pháp lý sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch, giữ uy tín và tránh rủi ro không đáng có. Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, theo dõi thời hạn và phối hợp chặt chẽ với cơ quan nhà nước trong và sau thời gian tạm ngừng.