Trong quá trình hoạt động của một công ty cổ phần, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một quyết định quan trọng và thường phải tuân thủ theo những quy trình pháp lý nhất định. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần sẽ được đề cập trong nội dung bài viết của Luật Tuệ An dưới đây. 

1. Cơ sở pháp lý

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần là một quá trình quan trọng và phức tạp, đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tránh những rủi ro không đáng có trong hoạt động của doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, các công ty cần dựa trên các văn bản pháp lý cơ bản và quan trọng nhất trong hệ thống pháp luật Việt Nam, cụ thể là Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Luật Doanh nghiệp 2020 là văn bản pháp lý cơ bản điều chỉnh toàn bộ các vấn đề liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp tại Việt Nam, bao gồm quy định chi tiết về chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật. Luật này xác định rõ ràng những yêu cầu cần có đối với người đại diện theo pháp luật, quy định quyền hạn và trách nhiệm của họ, đồng thời đề ra các nguyên tắc cơ bản mà công ty phải tuân theo khi muốn thay đổi vị trí này. Điều này bao gồm cả việc quyết định trong nội bộ doanh nghiệp, điều kiện về số lượng người đại diện theo pháp luật trong một công ty, cũng như các trường hợp cụ thể khi cần thay đổi người đại diện.

Bên cạnh đó, Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp là văn bản pháp lý hướng dẫn chi tiết các thủ tục, hồ sơ, và quy trình liên quan đến việc đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Nghị định này bổ sung và cụ thể hóa các quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020, giúp doanh nghiệp nắm rõ từng bước cần thực hiện để thay đổi người đại diện theo pháp luật một cách chính xác và đúng quy định. Theo đó, nghị định này quy định chi tiết các loại giấy tờ cần thiết khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, thời hạn xử lý hồ sơ, và các nghĩa vụ thông báo tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Nghị định cũng nêu rõ quy trình xử lý khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp người đại diện hiện tại từ chức, bị miễn nhiệm, hoặc vì các lý do khác như sức khỏe, tử vong, hoặc không còn đủ điều kiện pháp lý. Các quy định về thông báo thay đổi này tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, cũng như các yêu cầu về công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đều được cụ thể hóa trong nghị định.

Như vậy, sự kết hợp giữa Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP tạo thành cơ sở pháp lý vững chắc và toàn diện cho các công ty cổ phần trong việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Việc nắm vững và tuân thủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện các thay đổi một cách suôn sẻ, mà còn góp phần đảm bảo sự minh bạch, công khai và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh của mình.

2. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Theo quy định tại Điều 50 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần phải bao gồm những tài liệu sau:

– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần: Đây là văn bản chính thức thông báo về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty. Văn bản này cần được soạn thảo theo mẫu có sẵn, đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết và tuân thủ đúng quy định.

– Bản sao công chứng hợp lệ của một trong các giấy tờ tùy thân: Người đại diện theo pháp luật mới của công ty cần nộp bản sao có công chứng hợp lệ của một trong các giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu. Việc công chứng phải được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền và đảm bảo tính pháp lý của các tài liệu này.

– Quyết định của Hội đồng quản trị: Quyết định này là kết quả của cuộc họp Hội đồng quản trị của công ty, trong đó đưa ra quyết định chính thức về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Quyết định này cần được lập thành văn bản và phải có chữ ký của tất cả các thành viên tham gia cuộc họp.

– Bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị: Biên bản họp của Hội đồng quản trị là tài liệu quan trọng ghi lại quá trình thảo luận và quyết định của Hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Biên bản này cần được lưu trữ cẩn thận và nộp kèm theo hồ sơ.

– Văn bản ủy quyền và chứng thực: Nếu người đại diện theo pháp luật của công ty không thể trực tiếp đến nộp hồ sơ, thì cần có văn bản ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện việc nộp hồ sơ. Văn bản này cần được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý.

Cơ quan nhà nước tiếp nhận hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh hoặc thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ sau:

– Nộp trực tiếp: Người nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh, mang theo bộ hồ sơ đã chuẩn bị. Tại đây, chuyên viên sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, chuyên viên sẽ cấp Giấy biên nhận và phiếu hẹn trả kết quả.

– Nộp qua dịch vụ bưu chính: Hình thức này tương tự như nộp trực tiếp, nhưng doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ qua đường bưu điện thay vì đến nộp trực tiếp. Kết quả cũng sẽ được gửi về qua đường bưu điện.

– Nộp trực tuyến: Đây là phương thức nộp hồ sơ hiện đại và phổ biến, đặc biệt tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, nơi mà hình thức nộp trực tuyến là bắt buộc. Doanh nghiệp sẽ tải bản scan của hồ sơ lên cổng thông tin đăng ký quốc gia về doanh nghiệp để hoàn tất thủ tục.

Bước 2: Nhận kết quả hồ sơ

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin người đại diện theo pháp luật mới. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ.

Bước 3: Đăng bố cáo thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, công ty cổ phần cần thực hiện việc đăng bố cáo thông tin thay đổi người đại diện pháp luật lên cổng thông tin đăng ký quốc gia về doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày. Đồng thời, doanh nghiệp cần nộp phí đăng bố cáo theo quy định, với mức phí hiện tại là 300.000 đồng.

Bước 4: Thực hiện các công việc sau khi thay đổi giấy phép

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, công ty cần thông báo ngay cho các đối tác, ngân hàng, và các cơ quan liên quan để cập nhật thông tin. Cụ thể:

– Thông báo cho các đối tác, khách hàng về sự thay đổi người đại diện theo pháp luật mới.

– Cập nhật thông tin chủ tài khoản ngân hàng của công ty với ngân hàng để phù hợp với thông tin của người đại diện mới.

– Tiến hành thay đổi thông tin trên các giấy phép con có liên quan đến thông tin người đại diện như Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm, Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự…

3. Thời gian xử lý thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, thời gian để cơ quan đăng ký doanh nghiệp xử lý hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính. Cụ thể, cơ quan có thẩm quyền, thường là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh hoặc thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính, sẽ tiến hành xem xét và xử lý hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.

Trong thời gian này, cơ quan đăng ký sẽ kiểm tra tất cả các tài liệu trong hồ sơ để đảm bảo chúng tuân thủ đúng quy định pháp luật và đủ điều kiện để thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật của công ty. Nếu hồ sơ được xác định là đầy đủ và hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, trong đó thể hiện thông tin của người đại diện theo pháp luật mới của công ty. Tuy nhiên, nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có sai sót, cơ quan đăng ký sẽ thông báo cho doanh nghiệp để thực hiện việc sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ cho phù hợp với quy định.

Thời gian 03 ngày làm việc được tính bắt đầu từ ngày làm việc tiếp theo sau khi cơ quan đăng ký nhận được hồ sơ hợp lệ. Quy định này nhằm đảm bảo việc thay đổi thông tin của công ty diễn ra nhanh chóng và không gây gián đoạn quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong trường hợp đặc biệt, nếu cần thêm thời gian để kiểm tra hoặc xác minh thông tin, cơ quan đăng ký sẽ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp về các bước tiếp theo để hoàn tất thủ tục. 

Trên đây là tư vấn của Tuệ An LAW về: “Thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần” theo quy định của pháp luật mới nhất. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác, vui lòng liên hệ ngay Luật sư để được tư vấn miễn phí. Luật sư chuyên nghiệp, tư vấn miễn phí – 098.421.0550.

Xem thêm:

Công ty thua lỗ phá sản có cần phải đóng thuế không?

Kinh doanh thua lỗ vẫn càn phải nộp thuế thu nhập cá nhân?

Tuệ An Law cung cấp thông tin về giá dịch vụ như sau:

Luật sư tư vấn online qua điện thoại: Miễn phí tư vấn.
Dịch vụ luật sư tư vấn trực tiếp tại văn phòng: Từ 500.000 đồng/giờ tư vấn của Luật sư chính.
Dịch vụ Luật sư thực hiện soạn thảo giấy tờ pháp lý như lập đơn khởi kiện,  thu tập chứng cứ,…
Nhận đại diện theo uỷ quyền làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Cử Luật sư thực hiện các thủ tục pháp lý tại Toà án; Tham gia bào chữa tại Toà án;
Các dịch vụ pháp lý liên quan khác.
Phí dịch vụ tư vấn, thực hiện các thủ tục pháp lý sẽ được điều chỉnh tuỳ vào từng việc cụ thể. Liên hệ ngay đến số điện thoại 098.421.0550 để được Luật sư chuyên môn tư vấn pháp luật miễn phí. Theo các phương thức sau:

Điện thoại (Zalo/Viber): 098.421.0550.

Website: http://tueanlaw.com/

Email:[email protected]